ArchivesSpace es una aplicación web de código abierto para la gestión de archivos, que permite la administración de fondos de archivo y su publicación web para consulta.
ArchiveSpace es un proyecto de continuación soportado por la The Andrew W. Mellon Foundation que desde 2013 integra Archivists' Toolkit y Archon en una aplicación incrementando así las funcionalidades y la sostenibilidad del proyecto. De Archivists' Toolkit hereda el modelo de ciclo de vida de los documentos, la conformidad con los standards del sector y las herramientas de importación, exportación e informes; de Archon la funcionalidad de acceder a través de la web a las descripciones de los archivos, esto es la consulta online de los fondos.
Como funciones de su núcleo cuenta con:
- incorporación de nuevos registros
- publicación de materiales
- gestión de autoridades
- gestión de lugares
- gestión de derechos
- servicio de referencia
- generación de informes/reportes y plasmación en Pdf.
- multi repositorio y multi fondos.
- generación de metadatos EAD, MARCXML, MODS, Dublin Core, y METS.
- Herramientas de importación (marcxml y csv)
Requisitos del Sistema
- Java 1.6 o superior; Java 1.7 o 1.8 recomendado.
- Al menos 1024 MB de RAM dedicada para la aplicación
Esto sería para su uso como aplicación en entorno local (Windows, Mac OS X) y para testar la aplicación. Para producción requiere de una base de datos Mysql y a nivel de plataforma habría que irse a un servidor dedicado (Cloud por ejemplo) bajo una distribución Linux (Red Hat, Ubuntu).
¿Complicado? No te preocupes, desde Cultural Hosting te ofrecemos el servicio de hospedaje web, actualizaciones, backups, y soporte sobre ArchivesSpace.
Por dentro
Utiliza 4 interfaces para gestionar la aplicación:
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Puerto 8081 para la parte pública o front-end
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Puerto 8080 para la parte de administración privada o back-end
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Puerto 8089 para la API
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Puerto 8090 para Solr
Solr es un motor de búsqueda de código abierto basado en la biblioteca javascript de Apache Lucene (aplicación de software libre para la recuperación de información). AtoM2 utiliza para esta tarea Elasticsearch.
Por suerte está traducido al español lo cual mejora notablemente la experiencia de los usuarios y de los perfiles gestores de la aplicación, no obstante, faltan algunas cadenas por traducir. Os enseñaremos cómo hacerlo una próxima entrada.
La plantilla de la herramienta para introducir las descripciones, sigue la norma DACS (Describing Archives: A Content Standard), que es el standard norteamericano, aunque en la práctica es compatible con la Norma Internacional de Descripción Archivística ISAD (G), con ISAAR (CPF) para autoridades y con ISDF para funciones.
Es un herramienta muy útil para gestionar y volcar datos online, permitiendo una capacidad de navegación muy fluida en lo que podríamos llamar "etiquetas" (materia, productor, fondo, tipología) donde filtra los contenidos relacionados e informa de la cantidad de items existentes.
Para los proyectos de archivo que siguen la norma ISAD (G) y los estándares ISO (como la ISO 15489 por ejemplo), echarán de menos la prioridad de la estructura lógica de un cuadro de clasificación. Este debe ser construido manualmente al no contar a la fecha con herramienta de importación. Por otra parte, no es posible ingresar nuevos niveles de descripción o documentos desde el nivel al que corresponden como en Ica-Atom 1.3.2 y AtoM2, sino que estos deben crearse desde la gestor de clasificaciones.
Hay muchos elementos que tienen su importancia dentro de las funciones que ofrece ArchivesSpace, pero que pueden suponer muchas horas de trabajo, y tener el gran inconveniente de su interoperabilidad con otras plataformas.
Los objetos digitales se pueden incorporar al crear un registro o también aparte utilizando la sección del menú pertinente, lo cual requiere tener que enlazarlos desde la edición del nivel de descripción de turno.
Uno de los factores destacables por sus pros y sus contras, es que los objetos digitales no se almacenan en ArchivesSpace, sino que se gestionan mediante URI externas (Identificador de Recursos Uniforme, similar a las URL).
PROS: El almacenamiento externo nos permite utilizar servicios independientes de nuestra aplicación, como pueden ser Amazon S3, Google Drive o Dropbox (en general cualquier alternativa que permita renderizar los documentos en el navegador), lo cual supone ahorra de espacio y dinero. Además nosotros mismos podremos configurar los niveles de profundidad de las carpetas siguiendo el cuadro de clasificación del fondo en cuestión.
CONTRAS: la contrapartida es que necesitas gestionar las subidas de elementos a esa plataforma y gestionar las URI de cada recurso para poder dárselas a ArchivesSpace, y que si cambias tu proveedor de espacio, deberás modificar todas las URI de los recursos (por suerte hay una herramienta para automatizar el proceso, pero no deja de tener su complejidad).
A su vez, esta gestión independiente de los objetos digitales nos crea dudas a la hora de exportar los registros a otra plataforma.
Conclusión
Desde Cultural Hosting recomendamos utilizar ArchivesSpace haciendo un análisis previo de las funciones que en cada caso se vayan a utilizar. Es decir se debe evaluar:
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Si se va utilizar para hacer difusión puntal haciendo una ingesta manual a través de la interfaz de administración, o si se va a proceder a realizar volcados de registros existentes mediante importaciones.
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Qué nivel de descripción tienen los documentos de archivo que se van a subir a ArchivesSpace ya que la aplicación tiene campos requeridos, y por tanto en la practica necesitamos al menos los campos obligatorios de ISAD (G). Si las descripciones tienen más campos, es necesario repasar las concordancias con los campos descriptivos de la herramienta, ya que la plantilla de descripción sigue la norma norteamericana DACS que es compatible con ISAD (G) ya que prácticamente la única diferencia es la no existencia del campo "Nivel de Descripción".
Finalmente, os dejo en enlace dónde conocer nuestros servicios sobre ArchivesSpace:
Hosting y soporte sobre ArchivesSpace
Tips: para los usuarios que no trabajan con la perspectiva americana de la archivística, el glosario de términos de la Asociación Americana de Archiveros les será de gran utilidad. Os dejamos el enlace a continuación:
http://www2.archivists.org/glossary
Para los usuarios interesados en contrastar ISAD (G) y DACS, a continuación están los enlaces para su descarga:
DACS. Segunda edición, año 2013 (Texto en inglés).-
http://files.archivists.org/pubs/DACS2E-2013_v0315.pdf
ISAD (G). Segunda edición, año 2000 (Texto en castellano).-
http://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/dms/mecd/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/recursos-profesionales/normas-archivisticas/isad.pdf
