En mayo de 2019 se ha publicado una nueva versión de AtoM 2.5 (Access to Memory) que supone un salto cualitativo respecto a versiones anteriores. Así que vamos detallar las novedades que tenemos y que os adelanto, suponen una gran mejora sobre todo desde la perspectiva del usuario de nuestro portal de archivo online:

 

1.- GUARDAR Y RECUPERAR EL PORTAPAPELES 

Como sabemos, AtoM permite desde la versión 2.3 el uso de un portapapeles al que ir agregando los registros archivísticos de interés durante la consulta. Ahora, además podemos guardar ese portapapeles y ademas sin necesidad de ser un usuario registrado. Al guardar, la aplicación nos mostrará un número de referencia o ID, que luego podremos utilizar para recuperar esos documentos en otra sesión independientemente del lugar desde donde estemos consultado. Nos mostrará un mensaje de aviso similar a este: " Clipboard saved. Clipoard ID is 4038126." El usuario debe anotar la ID, para posteriomente utilizando la función de "Cargar portapales" recuperar esas referencias.

En la recuperación de un Portapales, AtoM nos preguntará si queremos reemplazar el contenido actual del portapales (en el caso de que hubieramos añadido contenido) o si queremos unificar el contenido de ambos. Un punto a favor para los desarrolladores de Artefactual porque esto nos va a permitir hacer lo siguiente:

Consultas

Como institución archivística podemos informar del uso de esta funcionalidad a nuestros usuarios, y recibir solicitudes de consulta basadas en la ID que el usuario remite. Ejemplo, nuestro investigador nos envía la ID de su portapapeles y la fecha en la que va a visitar el centro, y nosotros podremos tener el listado de documentos listos para ser consultados. Genial, ¿no? Implementarlo en nuestros flujo de trabajo es tan sencillo como recibir un email  o habilitar un formulario de consulta.

Investigación

Un grupo de investigadores puede compartir los portapapeles de los documentos sobre los que están trabajando individualmente o en grupo. Una mínima normalización para versionar las ID, y tenemos una herramienta realmente útil para grupos de trabajo.

 Nuevas funcionalidades del Portapapeles en AtoM 2.5 (Access to Memory)

 

2.- REGISTRO DE AUDITORÍA

Ahora existe una opción en la configuración general para activar el log de modificaciones. Esto nos va a permitir lo siguiente:

  • Ver el registro de creación y modificaciones de una descripción archivística y qué usuario la ha realizado
  • Ver el registro de actividad de un usuario registrado que trabaje con nuestra instancia de AtoM
  • Listar y revisar todos los nuevos elementos creados de nuestra aplicación. Esta última opción permite añadir los registros a un portapapeles y como hemos indicado anteriormente, podríamos por ejemplo enviar todos los registros creados como borrador en el día para que un responsable de descripción pudiera revisarlos y cambiar su estado a publicado.

Esta funcionalidad es muy de valorar a la hora de trabajar en equipo sobre la aplicación y poder llevar un control  de actividad.

Registro de modificaciones de descripciones en AtoM 2.5 (Access to Memory)

 

3.- NUEVA VISTA JERÁRQUICA

 Una nueva funcionalidad de búsqueda permite la vista del cuadro de clasificación de todos los fondos publicados en AtoM a pantalla completa con navegación.

Navegación por cuadro de clasificación de fondos en Atom 2.5 (Access to Memory)

 

4.- AÑADIR OBJETOS DIGITALES, MATERIAS Y LUGARES A LOS REGISTROS DE AUTORIDAD

Es posible añadir puntos de acceso (materias y lugares) a los registros de autoridad.

Puntos de acceso en registro de autoridad en AtoM 2.5 (Access to Memory)

 

5.- SOPORTE PARA ANALÍTICAS MULTI-INSTITUCIÓN

AtoM ya permitía el uso de Google Anlytics para registro de métricas, y desde la versión 2.4 nos permite configurar el aviso de cookies que es obligatorio en Europa para respetar el RGPD. Con esta nueva versión podemos configurar crear "dimensiones personalizadas" para  segmentar los informes de analíticas de cada institución archivística que tenga fondos publicados en AtoM.

Es importante y un factor decisivo para entidades que estén pensando en compartir una instancia de AtoM para alojar sus fondos. Pienso en un proyecto de difusión de archivos municipales a través de un portal provincial de archivos utlizando AtoM. Una aplicación, tantas instituciones como ayuntamientos estén adheridos, separación gráfica (logos y color de fondo de cada una) e informes de analíticas personalizas. ¿Suena bien verdad? 

Y además:

  • búsqueda avanzada sobre los registros de autoridad
  • autocalculado de fechas extremas de una descripción archivística en función de las definidas en los nuevos descencientes añadidos
  • esconder el boton de login a usuarios no registrados de manera que se accede a la administración desde la url "midominio/user/login"
  • soporte markdown para introducir estilos en los textos (cursiva, negrita,etc.) e hiperlinks.
  • edición del slug para construir la url deseada

En definitiva, un avance importante en esta nueva versión que supone un salto cualitativo respecto a las versiones anteriores y afianza a AtoM como una de las mejores soluciones open-source en Archivos, sobre todo sabiendo que han creado la Access to Memory (AtoM) Foundation para el desarrollo de AtoM 3 lo cual asegura la continuidad del proyecto.

Para aquellos que estéis interesado en losn servicios de soporte y hosting para poner en marcha un proyecto basado en en la última versión de AtoM (Access to Memory)  podéis encontar más información en el siguiente enlace:

Hosting y soporte sobre AtoM 2

Samuel Fernández
Cultural Hosting
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